LEGALISASI COMPUTERIZE, SEBUAH LAYANAN BARU DARI POLTEKKES JOGJA

Dalam rangka meningkatkan pelayanan kepada para alumni yg melakukan legalisasi ijazah maupun transkrip nilai, serta dalam rangka menggali informasi dari para alumni yg telah lulus & bekerja, maka sejak terhitung sejak. Januari 2010 di Direktorat Poltekkes Ykt telah disiapkan ruangan khusus berdekatan/ bersebelahan dgn ruang TU-RT Direktorat Poltekkes Ykt lantai 2 (ruangan yg biasanya digunakan sbg tempat memasukkan legalisiran ijazah/transkrip nilai).

Di dalam ruangan berukuran 1,5 x 2 m ini tersedia 1 unit meja & kursi lipat, 1 unit komputer beserta printer Canon BJC-2100SP, 1 rak besi, dan 2 keranjang plastik utk meletakkan fotocopy ijazah/transkrip yg akan dimintakan legalisasi (warna hijau untuk legalisasi ke Pudir I dan warna merah untuk legalisasi ke Direktur Poltekkes).

Software legalisasi ini dikembangkan dgn memanfaatkan Program aplikasi Database berbasis sistem operasi Windows, yaitu Microsoft Office Access.

Menurut info dari Direktur Poltekkes Ykt-sbg inisiator/pencetus ide, ini adalah proyek rintisan & diharapkan menjadi unggulan pelayanan di tingkat Poltekkes Kementerian Kesehatan RI. Bahkan menurut rencana akan dikembangkan pula di Poltekkes Kementerian Kesehatan RI lainnya. Dibalik ini adalah Muh. Primiaji R, SST, MKes-Koordinator Urs. Perencn & Sist. Informasi- yg merupakan pengembang software legalisasi ini.

Keunggulan dari sistem ini adalah pemohon legalisasi /alumni dapat mengisi sendiri datanya pd komputer yg telah disediakan, tanpa perlu didampingi petugas. Disamping itu telah disiapkan prosedur tetap yg tertempel di papan gabus depan komputer.

Form data yang perlu diisi oleh pemohon/alumni meliputi :

• Nama, lulusan dari jursn, program studi,
  
• Thn lulus, mulai bekerja thn,
  
• Alamat tempat bekerja, Jabatan,
  
• Keperluan legalisasi ijazah.

Protap/Petunjuk Pengisian Data Legalisasi Ijazah&Transkrip

Jika pemohon menemui kesulitan dlm mengisi form/mengoperasikan komputer, maka cukup dengan memencet tombol bel yg telah disiapkan, petugas TU/RT yg berada diruang sebelahnya akan dgn suka hati datang membantu.

Data yg telah diisikan tsb selanjutnya dpt dilihat tampilannya di layar monitor. Jika sudah benar maka dapat diprint yg akan keluar berupa 2 lembar kuitansi pembayaran biaya legalisasi (1 lembar legalisasi dikenai biaya Rp. 1.500,- sesuai PP.13/2009). Lembar 1 utk pemohon guna pengambilan hasil legalisasi, dan lembar 2 utk bendahara Poltekkes Ykt.

Selanjutnya pemohon menuju ke ruangan Bendahara Poltekkes Ykt untuk membayarkan biaya legalisasi tsb, dan tinggal menunggu proses legalisasinya selesai.

Diharapkan dgn sistem ini proses pelayanan legalisasi dpt berjalan lebih cepat, tercatat dgn baik, data alumni dapat terdokumentasi dalam sebuah data base yg up date, serta menghindari dari pemalsuan legalisasi ijazah/transkrip oleh orang yg bukan alumni Poltekkes Ykt. Namun berdasarkan uji coba terhadap aplikasi legalisasi yg Alhiko lakukan pd 16 Feb 2010, sepertinya hal yg terakhir ini masih belum berjalan dgn baik, berhubung database dlm komputer aplikasi ini belum tersedia, sehingga belum mampu menyaring pemohon legalisasi yg tidak berhak (bukan alumni Poltekkes Ykt).

Terlepas dari masih belum sempurnanya aplikasi ini, namun inilah layanan terbaru, tercanggih di Poltekkes Ykt dan Poltekkkes Kemenkes RI lainnya.

Tabik buat Civitas Akademika Poltekkes Jogja yg penuh inisiasi & inovasi !!